Для того, щоб розпочати медіацію, одна зі сторін має звернутися до медіатора.
Медіація по суті – це добровільні конфіденційні переговори, що супроводжуються нейтральним посередником (медіатором). Медіатор допомагає сторонам в ході структурованої бесіди прояснити обставини та інтереси сторін, відійшовши від первісних жорстких позицій, обмінятися інформацією, налагодити комунікацію і відкрити нові можливості для врегулювання ситуації на взаємно прийнятних умовах.
Медіація в бізнесі та інших сферах
Наразі ми свідомо не використовуємо слово «конфлікт», тому що, до бізнес-медіації вдаються і у якості превентивного заходу, для профілактики непорозумінь та конфліктів. Так виглядають, для прикладу, партнерські, переддоговірні, організаційні, проєктні медіації.
Люди прагнуть всебічно і структуровано обговорити ситуацію, що склалася, майбутнє або існуюче партнерство і дійти згоди щодо цілей та умов співпраці у супроводі професійного нейтрального посередника. Або зрозуміти на березі, як то кажуть, що співпраця неможлива і цивілізовано розійтися. При цьому, медіація максимально уважна до питань збереження відносин і довіри тією мірою, яка необхідна для добровільного і швидкого виконання спільних рішень, а ще мінімізації репутаційних та інших ризиків.
Іноді медіація виступає таким собі обов’язковим етапом у процедурі розгляду заяв і скарг клієнтів, дисциплінарних проваджень в середині компанії.
Французький медіатор Жан-Франсуа Сікс виділяє такі чотири види медіації:
- творча медіація - створює нові відносини і робить їх взаємовигідними;
- оновлююча медіація - покращує вже існуючі відносини, які з тих чи інших причин були охолоджені або перервані;
- превентивна медіація - попереджає конфлікт, який розпочинається, поки у його потенційних учасників ще є конструктивні відносини;
- лікувальна медіація - вирішує конфлікт.
Як бачите причини для медіації є досить різними, відповідно і результати медіації в різних ситуація можуть виглядати по-різному. Іноді – просте прояснення ситуації, іноді – пошук і вирішення проблеми, іноді – якісна зміна відносин або умов співпраці, їх формалізація.
Повернемось до початку. Звісно прекрасно, коли до медіатора із будь-яким із перелічених вище запитів звертаються відразу обидві сторони відносин, можливо вже знайомі із процедурою. Тоді до безпосередніх переговорів можна перейти значно швидше.
Хоча і в цьому випадку не можна нехтувати підготовчим етапом. Це означає, що медіатору бажано попередньо поспілкуватися з кожною із сторін окремо із дотриманням принципу конфіденційності і з’ясувати їх наміри, інтереси, готовність до співпраці і переговорів. Адже ситуація може виявитися немедіабельною через низку об’єктивних і суб’єктивних факторів.
Участь у процесі медіації
До прикладу, медіація не проводиться із недієздатними особами, у разі неможливості залучити до переговорів всіх інтересантів, за обмеженості ресурсів (недостатність часу, зокрема), відсутності переговорного поля, а також при несприятливому рівні ескалації конфлікту, неготовності сторін домовлятися через фізичний або емоційний стан самих учасників.
З досвіду знаємо, що на практиці буває складно пояснити важливість підготовчого етапу, особливо сторонам, які не є досвідченими переговорниками. Досвідчені ж розуміють: гарна підготовка – запорука успіху переговорів і збереження ресурсів.
Адже саме на підготовчому етапі сторони разом з медіатором вирішують питання чи бути переговорам взагалі і якими їм бути. Можливо варто відразу звернутися до інших способів врегулювання конфлікту (спору)? Зокрема, на підготовчому етапі:
- уточняється коло інтересантів, задіяних в ситуації, склад переговорників з кожної із сторін (наприклад, участь представників, юристів, інших фахівців),
- обговорюється формат переговорів (онлайн, оффлайн, зустрічі за одним столом чи човниковий формат),
- відбувається збір і обмін інформацією, документами, важливими для початку розмови, наприклад, заповнюються спеціально підготовлені медіатором опитувальники для партнерів,
- за потреби запроваджується правило «стоп». На умовний «стоп» ставляться будь-які конфронтуючі дії, які мали місце до переговорів, зокрема і публічна комунікація щодо спірної ситуації. Подальший зміст цієї публічної комунікації, фактично, стає предметом майбутніх переговорів.
- Приділяється увага і існуючим паралельним бізнес і правовим процесам, процедурам які мають вплив на перебіг медіації (суд, інші переговори, банкрутство тощо). Мета – обізнаність і врахування строків та суті можливих в межах цих процесів подій для уникнення непередбачуваної ескалації конфлікту, тиску часу.
- Крім того, на підготовчому етапі важливо узгодити питання, з обговорення яких обидві сторони готові почати переговори, та виокремити так звані «табуйовані» теми. Звісно, в ході переговорів ситуація може змінитися, проте, на початку процесу важливо створити максимально безпечні і передбачувані умови.
- Не можна нехтувати і вирішенням організаційних питань переговорів: місце проведення, тривалість зустрічей, витрати, потреба у документуванні тощо.
А тепер давайте розберемо ситуацію, коли до медіатора звертається тільки одна із сторін. У такому разі, перед тим, як вступати в контакт з іншою потенційною стороною переговорів, медіатор проводить зустріч з ініціатором медіації і з’ясовує його мотивацію, розуміння ним суті і природи медіації, медіабельність ситуації, що стане предметом медіації.
Під час цього контакту медіатору важливо сформувати у ініціатора медіації реалістичні очікування від процесу, домовитися про принципи співпраці. Адже поза залежністю від того, хто перший звернувся, медіатор працює із дотримання принципів нейтральності, неупередженості, добровільності, конфіденційності інформації щодо обох сторін. Це означає, що медіатор не зможе поділитися інформацією щодо, наприклад, причин відмови від медіації запрошуваної сторони, якщо вона захоче залишити свої мотиви в таємниці. В такому разі медіатор поділиться тільки результатом розмови: згода або відмова від процесу.
Справедливості заради треба зазначити, що все ж таки в більшості випадків друга сторона погоджується на медіацію, оскільки бізнес як правило керується раціональними міркуваннями вигоди, економії ресурсів та збереженням репутації. До того ж друга сторона розуміє, що, беручи участь у медіації, вона нічого не втрачає, оскільки завжди може вийти з неї, тобто медіація для неї абсолютно безпечна.
Закон України "Про медіацію"
Після того, як друга сторона погодиться на участь у медіації, обидві сторони і медіатор укладають тристоронній договір про проведення медіації.
Відповідно до Закону України «Про медіацію» договір про проведення медіації може бути укладений в усній або письмовій формі. Виключення становлять трудові і земельні спори, при врегулюванні яких застосовуються письмові форми договорів. У будь-якому разі, медіація проводиться із дотриманням вимог закону, договору, правил проведення медіації та норм професійної етики медіатора. Договір про проведення медіації має містити загальну інформацію про предмет конфлікту (спору), умови конфіденційності, порядок проведення та підстави для припинення медіації, строки проведення процедури, мову медіації, участь сторін у витратах, пов'язаних із процедурою медіації.
Зазвичай укласти договір допомагає медіатор, про кандидатуру якого сторони домовилися, або ж організація, що здійснює діяльність із забезпечення процедури медіації (напр. Commercial Mediation Group).
Ціна: скільки коштують послуги бізнес медіації в Україні?
Щодо витрат, то порівняно із судовими витратами (судові та виконавчі збори, послуги юристів, експертизи, оскарження, банкрутство тощо) витрати на проведення медіації не такі суттєві. Важливо пам’ятати, що витрати складаються не тільки із грошей, а ще із витраченого часу, особистісного ресурсу, здоров’я.
В Україні при зверненні для проведення бізнес-медіації витрати можуть включати:
- гонорар медіатора (медіаторів) – як правило еквівалент від 100 доларів США за годину роботи одного медіатора,
- організаційні витрати (оренда приміщень, дорожні витрати, поштовий та інший зв’язок, канцтовари тощо) та
- витрати на послуги інших фахівців (юридичний супровід, експертні висновки, переклад тощо).
Якщо медіація завершується укладанням письмової угодою – її підготовка, а також інше трудомістке документування процесу в залежності від складності може оплачуватися окремо.
Як правило, витрати несуться сторонами обопільно і порівну, хоча бувають різні ситуації, про які потрібно домовлятися. Наприклад, медіація замовлена и оплачена організацією для своїх співробітників, які не несуть жодних витрат, або через фінансовий стан партнерів, витрати повністю несе одна сторона, або для зустрічей з однією або обома сторонами медіації медіатору потрібно відвідати різні населені пункти з різними дорожніми витратами, або у вас медіація щодо сімейного бізнесу і «гаманець» спільний. Ситуації різні, правило єдине – прозорість у питаннях оплати і неухильне слідування принципам медіації, в тому числі нейтральності та неупередженості медіатора поза залежністю від джерел фінансування витрат.
Взагалі питання формування ціни послуг в медіації має надзвичайно серйозне етичне значення. Зокрема, Кодексом професійної етики медіатора, прийнятого Національною асоціацією медіаторів України, рекомендовано медіаторам уникати такого формування ціни своїх послуг, що може дати підстави для сумніву щодо відсутності у медіатора зацікавленості у конкретному результаті медіації чи порядку її проведення та/або дотримання ним принципів медіації. Медіатору не рекомендовано домовлятися із сторонами конфлікту (спору) про винагороду за конкретний результат медіації, включно з самим фактом досягнення домовленості.
Тривалість процесу медіації в бізнесі
Щодо тривалості бізнес-медіації, то з нашого досвіду на вирішення бізнес-конфлікту в залежності від його складності може піти від 2-3 годин до декількох днів. У кожному випадку тривалість обговорюється окрема і може бути більш-менш прогнозована тільки після проведення підготовчого етапу і вивчення ситуації.
Як правило, бізнес-медіація відбувається за такою схемою: по одній підготовчій зустрічі з кожною із сторін тривалістю до 1.5 години кожна, письмове узгодження правил і умов медіації, серія із 2-3 спільних зустрічей тривалістю від 2-3 годин на початку переговорів і до 6-8 годин на етапі укладання угоди.
Партнерські медіації зазвичай відбуваються за такою схемою: підготовчі зустрічі з кожною стороною окремо, збір інформації за спеціально підготовленими і адаптованими під конкретну ситуацію опитувальниками, узагальнення і обробка зібраної інформації медіатором, 1-2 спільні зустрічі сторін тривалістю до 4 годин кожна, підготовка і узгодження партнерської або іншої угоди (в середньому біля 6 годин за потреби).
Потрібна ще інформація? Виникли додаткові питання? Будь ласка, зареєструйтесь за посиланням і ми з Вами зв’яжемось індивідуально.